Beberapa Kesalahan dalam Penulisan Surat Dinas

Berbicara mengenai Kesalahan dalam Penulisan Surat biasanya kita akan berhadapan dengan masalah salah kaprah yaitu kesalahan yang sudah umum dilakukan. Meski salah namun pada kenyataannya tidak mengganggu tujuan penyampaian informasi yang direncanakan. 

Tapi tetap saja akan lebih baik jika kita menulisnya dengan benar. Berkaitan dengan hal itu berikut akan kita bahas "Kesalahan Penulisan Surat Dinas" yang biasanya umum terjadi di masyarakat.

Berkaitan dengan benar atau salahnya penulisan surat tentunya kita akan merujuk pada panduan tata bahasa Indonesia yang baku. 

Jadi dalam hal ini kita akan menggunakan tata bahasa baku tersebut sebagai panduan dalam menentukan salah tidaknya penulisan. 

Salah satu kesalahan umum yang biasa dilakukan adalah penggunaan kata sapaan yang berlebihan atau pengulangan kata yang tidak perlu, contohnya sebagai berikut:

- Para bapak-bapak dan ibu-ibu
- Para hadirin sekalian

Dua kesalahan di atas merupakan kesalahan yang umum dilakukan namun sudah dianggap benar dan umum jadi seperti tidak ada kesalahan. Kesalahan tersebut tentunya bukan terdapat dalam penulisan surat tetapi terdapat dalam bahasa lisan.

Tidak berbeda jauh dengan dua contoh di atas, dalam penulisan surat resmi pun bisa terdapat kesalahan-kesalahan seperti itu.

Berbagai Kesalahan dalam Penulisan Surat khususnya surat resmi bisa berada pada banyak bagian baik itu penulisan nomor, lampiran, sapaan dan juga bagian penutup surat. Beberapa kesalahan yang biasanya terjadi dalam penulisan ini antara lain seperti dijelaskan di bawah ini.

Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.

Itulah sepenggal kalimat dalam penutup sebuah surat dinas. Sekilas memang tidak ada yang salah dalam kalimat tersebut. Bahkan kalimat tersebut sudah sangat lazim digunakan di berbagai kantor/instansi/lembaga (berdasarkan surat-surat dinas yang pernah saya baca). 

Bahwa maksud dari kalimat tersebut, si pengirim surat ingin mengucapkan terima kasih atas perhatian yang telah diberikan oleh si penerima surat. Namun sebenarnya pemilihan kata-kata tersebut tidak tepat.

Beberapa kali membaca buku maupun literatur yang membahas tentang tata cara penulisan surat atau naskah dinas, saya dapat memastikan bahwa sebenarnya kalimat tersebut salah. Apabila si penulis surat (dalam hal ini adalah instansi, karena merupakan surat dinas) maka kalimat yang lebih tepat apabila tetap menggunakan pilihan kalimat seperti itu adalah:

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. atau Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Mengapa akhiran nya diganti dengan Saudara atau Bapak? Surat adalah salah satu bentuk komunikasi satu arah antara pengirim dan penerima surat, sehingga yang diperlukan adalah kata ganti orang pertama (pengirim) dan kata ganti orang kedua (penerima). Nya adalah kata ganti orang ketiga, sehingga yang benar adalah menggunakan kata ganti orang kedua (anda atau kamu). 

Dikarenakan ini adalah surat dinas yang lebih mengutamakan kata-kata yang mengedepankan rasa estetika, maka sebaiknya diganti dengan kata sapaan (Saudara atau Bapak atau Ibu). Penulisan kata sapaan pun harus dengan menggunakan huruf besar.

Mengapa awalan di pada kata ucapkan diganti dengan kami. Yang mengucapkan terima kasih adalah si pengirim surat, sehingga kata yang tepat adalah kata ganti orang pertama yaitu saya atau aku. 

Dikarenakan surat dinas merepresentasikan instansi atau organisasi, maka perlu diperhalus dengan menggunakan gaya bahasa pluralis maiestatis, yaitu dengan menggunakan kata kami.

Nah, selain kesalahan di atas masih ada juga beberapa kesalahan lain yang sering dapat anda jumpai. Kesalahan-kesalahan penulisan surat yang masih sering kita jumpai tersebut antara lain yaitu:

- Kesalahan penulisan lampiran
- Kesalahan penulisan tujuan surat
- Kesalahan penggunaan kalimat "Bersama surat ini" dan juga "Dengan surat ini"

Dalam pokok surat, masih sering kita jumpai tulisan Lampiran: - karena memang tidak ada yang dilampirkan. Dalam hal surat yang kita kirimkan tidak ada lampirannya, maka seharusnya kata lampiran tidak perlu kita tulis dalam pokok surat. 

Ya, secara logika pun sudah kurang cocok, bisa dikatakan hal itu adalah pemborosan kata karena memang tidak ada fungsinya dalam surat tersebut. 

Penulisan tujuan surat, sering kita temui, Kepada Yth. Bapak Drs. Bambang Sukoco Kepala Badan Koordinasi Nasional. Penulisan ini salah. Penulisan yang betul adalah tidak perlu menggunakan kata kepada, cukup seperti ini:

Yth. Bapak Bambang Sukoco, atau

Yth. Drs Bambang Sukoco, atau

Yth. Kepala Badan Koordinasi Nasional

Penggunaan kata Bersama surat ini.... dan Dengan surat ini..... Sering kita temui penggunaan kata-kata tersebut yang tidak tepat. Apabila surat kita mempunyai maksud menyampaikan sesuatu yang sifatnya adalah benda yang ada dalam lampiran surat maka kata yang tepat adalah menggunakan Bersama surat ini...., namun apabila hanya menyampaikan maksud dan tujuan sebagaimana diuraikan dalam isi surat (tanpa lampiran) maka kita menggunakan Dengan surat ini..... .

Itulah beberapa kesalahan umum penulisan surat resmi yang biasanya dilakukan banyak orang. Mudah-mudahan dengan adanya pembahasan ini anda bisa menjadi salah satu yang tidak lagi melakukan kesalahan seperti yang dijelaskan di atas.

Selain dari kesalahan penulisan surat dinas tersebut masih banyak lagi berbagai kesalahan lain yang dapat anda temui, lain waktu akan kita bahas lagi agar bisa menjadi bahan belajar anda semua. Dengan adanya pembahasan-pembahasan seperti ini mudah-mudahan tidak akan ada lagi kendala yang bisa anda temui dalam membuat berbagai surat yang dibutuhkan. Itu saja, semoga bermanfaat!

Contoh lainnya :